一斉情報共有システムApica(アピカ)

1ボタンでメールを一斉発信。回答結果は自動で集計。

日常的に行われる連絡を簡単操作で集計・確認

一斉情報共有システムApicaは、社員やスタッフを対象とした一斉メールの送信と、返信された回答の収集作業を飛躍的に効率化するサービスです。社員やスタッフからの回答の自動集計、モバイル端末での結果確認、回答内容で該当者を抽出し追加送信を行うなど、通常のメールでは困難な情報共有プラットフォームをご提供します。
緊急時のスタッフの呼び出しや重要事項の通知など、様々なシーンでご活用いただけます。

機 能

  • 1管理者は対象のスタッフやグループを選択し、1ボタン でメールを一斉発信できます。
  • 2各スタッフは、メールアドレスを 3つまで 登録でき、各アドレスに同じ内容のメールが送信されます。 複数の端末でメールを受信できるため、受信もれや確認もれを防止できます。
  • 3回答がないスタッフには、メールを回答があるまで 自動再送 できます。
  • 4メールを受信したスタッフは、メールに記載された 個人専用 の回答ページにIDやパスワードの入力なしでアクセスし、選択肢を選んで回答します。
  • 5スタッフが回答すると、管理者や他のスタッフに 回答通知メール を送信できます。
  • 6回答結果は 自動集計 し表示できます。またCSVファイルにも出力できます。
  • 7回答内容で 対象者を抽出 して、追加のメールを送信できます。

特 長

1スマートフォンアプリで確実にメッセージ送信

スマートフォン用のプッシュ通知アプリを用意。震災時など携帯電話の回線が輻輳している状態でも、確実にメッセージを伝えられます。

2スタッフを複数のグループに重複登録が可能

スタッフは、通常の組織とは別に管理職グループ、技術者グループといった仮想のグループに重複して登録することができます。メールの送信先に重複してグループを指定した場合でも、スタッフにはメールが重複して送信されることはありません。

活用シーン

CASE1アルバイト・パートの急な欠員の対応、繁忙期の人員確保に

  • @ 急きょ人手が足りなくなり、人員を確保する必要が発生。代わりに出勤可能なスタッフの確保が必要だが、一人一人に電話するため時間が掛かる。
  • A Apicaなら、ボタン1つで登録スタッフにスケジュール確認メールを一斉送信できます。
  • B スケジュール確認メールを受信した登録スタッフは、出勤の可否を選択肢から選んで回答できます。
  • C 登録スタッフの回答結果は自動で一覧表が作成され、状況を簡単に確認できます。
  • D 回答結果から出勤を依頼するメールを抽出して出勤依頼のメールを送信できます。

CASE2外出中の保守マンへの連絡や作業依頼に

  • @ お客さまの設備が故障し修理のため、現場に駆けつけられる保守マンを探したい。
  • A 一人一人に電話で確認するのは大変。Apicaならボタン1つでスタッフ全員に連絡できます。
  • B スタッフ全員の回答を一覧画面に表示・確認できるため、容易に調整が可能です。
  • C いずれかの保守マンが回答すると、他の保守マンに回答通知メールが送信されるため、対応状況の把握が可能になります。対応のもれや遅れを防ぐことができ、顧客満足の向上が図れます。

料 金

初期費用
30,000
月額使用料金
15,000 円(※100名の場合)

※ 月額使用料金はご契約件数によって変わりますので、詳細はお問い合わせください。

よくあるご質問

Q. 通常のメールと比較してどのようなメリットがありますか?
A.
  • @ 受信者は選択肢を選ぶことで設問に回答します。管理者は手作業による回答結果の集計が不要なため、状況の把握に掛かる時間を飛躍的に短縮できます。
  • A 送信内容や送信先をあらかじめ設定でき、最短1ボタンでメールを送信できます。短時間でメールを送信でき、送信漏れも防止できます。
  • B メッセージを直接スマートフォンへ通知する、プッシュ通知アプリを無償でご提供しています。災害発生時でもメッセージの遅延が発生せず、確実に連絡をとることができます。
  • C メールアドレスはサーバーで一元管理され、スタッフはお互いのメールアドレスを意識せずに、メ―ルを送信できます(送信ポリシーの設定が必要)。さらに携帯端末にメールアドレスを記録する必要がないため、端末紛失時などでの個人情報の保護にもなります。
  • D メールアドレスはスタッフがご自身で変更できます。また、変更したメールアドレスを他のスタッフに通知する必要がないため、管理者の負担を減らすことができます。
Q. スマートフォンや携帯電話、タブレットから使用できますか?
A. スマートフォンと携帯電話はモバイル環境での使用に適した専用画面を用意しております。データの管理など一部の機能は、パソコンやタブレットをご使用ください。
Q. 利用目的に制限がありますか?
A. 送信内容や設問は自由に設定できます。
Q. 発信や回答の閲覧を制限することができますか?
A. 管理者は全スタッフへの発信と回答の閲覧が可能です。管理者以外のスタッフは
  @ 全員への送信と回答の閲覧が可能
  A 自分が登録しているグループのメンバーにのみ送信と回答の閲覧が可能
  B 回答はできるが、送信や閲覧はできない
の制限を設定できます。
Q. 導入時に準備するものはありますか?
A. 管理者やスタッフがお使いになる携帯電話やPCなどの端末は、お客さまのご用意となります。
基本的にお申込のみでサービスのご利用が可能です。
Q. 試用はできますか?
A. 1ヶ月間無償でご試用が可能です。弊社までお問い合わせください。
Q. サポートが心配です。
A. 24時間365日対応のコンタクトセンターでご質問を承ります。
Q. 操作指導はしてくれますか?
A. ご要望により対応いたします。(有償)

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