事例紹介

神田通信機のソリューション・商品をご活用頂いているお客様の導入事例やシステム構築例についてご紹介します。

公文教育研究会様

1958年に創立し、国内外に2万か所を超える教室を展開する公文教育研究会様。
かねてより電話設備のメンテナンスを担当している当社は、このたび新たに、大阪本社・東京本社の内線番号管理台帳や図面の管理業務を受託いたしました。
今回、総務部東京総務チームの藤定様、松本様に、当社のサービスをご利用いただいた経緯や、導入後のご感想などを伺いました。

PDFダウンロード

導入した製品

アウトソーシング(内線番号・レイアウト図の管理業務)

社内の人事異動等に伴う電話の移設・撤去・新設に必要な台帳・図面管理をまとめてお引き受けします。


導入背景

人事異動のたびに発生する電話の移設・撤去・新設。

当社は公文教育研究会様の大阪・東京オフィスの電話設備のメンテナンスを担当しています。人事異動等の際に発生する電話機の移設・撤去・新設工事。その際必要になるのが、「内線番号管理台帳」と各フロアの「レイアウト図(座席表)」です。誰がどの部署に異動し、その部署は何階のどのエリアに位置するのか。技術者はこれらの台帳とレイアウト図を参照しながら、電話工事を実施します。 異動のたびにこれらのデータを更新するのは、総務部のお仕事。大規模な組織改編・人事異動の場合には多くの時間が必要とのことでした。


データが重くてメールで送れない!電話で確認しながら、何度も送り直していました。

そこで、データの更新作業のアウトソーシングをご提案。
①公文様より異動等の情報をいただき、
②当社にて内線番号管理台帳とレイアウト図を更新。
③更新後のデータを公文様にお返しし、チェックしていただきます。間違いがなければ、
④当社の工事担当者へデータを渡し、工事へ進むという流れです。
個人情報の取り扱いには最大限の注意を払い、必要最低限の個人情報に絞り込んでるものの、内線管理台帳のデータとフロア毎のレイアウト図が数種類あり、ファイルサイズが大きく一度のメールで送ることができません。分割したり、何度も送り直したりと電話で確認しながらやり取りをしていました。そこで、より効率的で安全な方法を検討しました。


導入効果

クラウドストレージサービスの利用で、よりスムーズに。

新たな情報共有の方法として、キヤノンマーケティングジャパンのクラウドストレージサービス「HOME」を導入することに。人事異動等の基本データを公文様からHOMEへアップしてもらい、その情報を基に当社で台帳と図面の更新作業を実施。更新後のデータを再度HOMEへアップすれば、常に新しいデータを共有することができます。 このサービスを利用するようになってから、情報の共有がスムーズになり、大変便利になりました。急な人事異動や工事日直前の情報修正などにもすぐ対応できます。


お客様の声

業務の「見える化」を進めることができました。

内線番号は、各個人の所属部署等の付属情報と紐づけて正確に管理しなければなりません。今までは社内の異動に伴う台帳の更新作業を担当者一人で行っていましたが、神田さんとの協業を通して、正確性が高まるとともに、客観的に通信業務の整理・確認をすることができました。データを共有することで業務の「見える化」にもつながっています。

電話・ネットワーク全般をお任せできる存在に。

現在は東京の電話とネットワークの保守をお任せしていますが、電話機やHUBのポートの空き状況などもわかるようになれば、その都度技術者が調査に入る手間を省くことができます。順次範囲を広げて、基幹LAN・一般LANを含めネットワーク全般に関してご相談させていただきたいと考えています。

特長

安心・確実
電話とネットワークのプロが管理するから、ミスが出にくく安心。技術的なアドバイスもいたします。
スピーディ
クラウドを利用し、セキュアな環境でデータを共有できます。メールでの送受信が不要なのでスピーディ。

お客様プロフィール

会社名
株式会社 公文教育研究会
本社
大阪府大阪市淀川区
創立
1958年7月
拠点数
国内84ヶ所、海外98ヶ所
従業員数
3,784人(2017年3月現在)

一人一人の能力を最大限に引き出すために、その子にとっての「ちょうど」を見つけ、最適な教材を与え指導していく公文式学習法。創立以来、子どもたちに高い学力と自ら学んでいく力を身につけてほしいとの思いで、実践を積み重ねています。

> お問い合わせはこちら

その他の事例を見る